Privacyverklaring

Privacyverklaring ZorgRoute Nederland

Versie 1.0 — 21 oktober 2026

ZorgRoute Nederland helpt patiënten om snel de juiste eerstelijns zorgverlener te vinden en om een verwijzing veilig te laten verlopen. Wij gaan zorgvuldig om met persoonsgegevens en houden ons aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). In deze verklaring leggen wij uit welke gegevens wij verwerken, waarom, hoe lang en met wie wij ze delen.

1. Wie is verantwoordelijk?

Verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens op dit platform is:

Zorgroute Nederland B.V.
KvK: 42037141
Veldhuizenlaan 36
3454 ED De Meern
E-mail: info@zorgroutenederland.nl
Telefoon: +31 85 060 1234

Hebt u vragen over privacy of wilt u een verzoek indienen? Mail dan naar info@zorgroutenederland.nl met als onderwerp “Privacy”.

2. Welke gegevens verwerken wij?

Afhankelijk van hoe u ZorgRoute gebruikt, verwerken wij:

• Contactformulier: naam, e-mailadres, telefoonnummer (optioneel), rol (patiënt of zorgverlener), onderwerp en bericht.
• Intake en vragenlijst: naam, e-mailadres, telefoonnummer, geboortedatum, postcode, woonplaats, gekozen zorgpaden, antwoorden op de vragenlijst en eventuele toelichting. De vragenlijst kan informatie over uw gezondheid bevatten.
• Verwijzing en bemiddeling: zorgpad, urgentie, status, uitnodigingen aan zorgverleners, acceptatie of afwijzing en correspondentie over de verwijzing.
• Zorgverlenersaccount: naam, praktijknaam, e-mailadres, telefoonnummer, adres, eventuele KvK- en factuurgegevens, inloggegevens en verificatiecodes.
• Technische gegevens: IP-adres, user-agent, inlog- en beveiligingslogs, foutmeldingen en geanonimiseerde of gemaskeerde e-mailmetadata.

Wij vragen niet om meer gegevens dan nodig is voor de dienst. Deel via het algemene contactformulier geen medische gegevens; gebruik daarvoor de beveiligde intake of het portaal.

3. Waarvoor gebruiken wij uw gegevens?

• Het invullen en verwerken van uw intake en het maken van een passende match.
• Het versturen van uitnodigingen aan zorgverleners en het begeleiden van de acceptatie.
• Het informeren van u over de status van uw aanmelding of verwijzing.
• Het aanmaken en beheren van een zorgverlenersaccount en het beveiligen daarvan.
• Het voorkomen van misbruik, fraude en beveiligingsincidenten.
• Het bijhouden van een audit trail en het voldoen aan wettelijke verplichtingen.
• Het verbeteren van de dienst met geaggregeerde, cookieloze statistieken.

4. Op welke grondslag verwerken wij uw gegevens?

• Uitvoering van de aangevraagde dienst (artikel 6 lid 1 sub b AVG): het verwerken van uw aanmelding, matching en verwijzing.
• Uw expliciete toestemming (artikel 9 lid 2 sub a AVG): voor het verwerken van gezondheidsgegevens in de vragenlijst en intake. U kunt deze toestemming altijd intrekken.
• Wettelijke verplichting (artikel 6 lid 1 sub c AVG): bijvoorbeeld fiscale bewaarplichten en verplichtingen bij misbruik of beveiliging.
• Gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG): beveiliging, audit, fraudepreventie en het verbeteren van de dienst. Wij wegen daarbij uw belangen mee.

Onze matching selecteert zorgverleners op basis van zorgpad, regio en beschikbaarheid. Er is geen geautomatiseerd besluit met rechtsgevolgen in de zin van artikel 22 AVG: u of de zorgverlener beslist uiteindelijk.

5. Met wie delen wij uw gegevens?

• Zorgverleners: de zorgverleners die voor uw zorgpad in aanmerking komen ontvangen de gegevens die nodig zijn om de verwijzing te beoordelen en uit te voeren. Zij zijn voor hun eigen zorgdossier zelf verantwoordelijk en hebben eigen privacyregels.
• Verwerkers: wij gebruiken Scaleway voor hosting, database, sleutelbeheer en e-mail, en een eigen WordPress-omgeving voor de website. Deze partijen verwerken gegevens alleen in onze opdracht en onder afspraken.
• Analytics: wij gebruiken cookieloze, geaggregeerde statistieken. Wij plaatsen geen advertentie- of trackingcookies en gebruiken geen trackingpixels in e-mails.
• Wettelijke bevoegdheden: wij kunnen gegevens verstrekken als de wet ons daartoe verplicht.

Wij verkopen uw gegevens niet en delen ze niet voor commerciële doeleinden met derden.

6. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig is voor de doelen hierboven. Wij hanteren de volgende termijnen:

• Aanmelding en verwijzing: tot 2 jaar na het laatste contact of de afronding van de bemiddeling, tenzij een wettelijke bewaarplicht langer is.
• Medische intakegegevens: tot 2 jaar na afronding van de bemiddeling. Het medisch dossier bij de behandelend zorgverlener valt onder diens eigen bewaartermijn (vaak 15 jaar op grond van de WGBO).
• Contactformulier: tot 12 maanden na afhandeling van uw bericht.
• E-mailmetadata en technische logs: tot 12 maanden. Auditlogs bewaren wij tot 2 jaar voor beveiliging en verantwoording.
• Leads en herinneringen: tot 12 maanden na de laatste activiteit.
• Zorgverlenersaccount: zolang het account actief is en daarna tot 2 jaar.
• Financiële gegevens: 7 jaar, voor zover een fiscale bewaarplicht geldt.
• Back-ups: maximaal 7 dagen.

Daarna verwijderen of anonimiseren wij de gegevens, tenzij wij ze moeten bewaren voor een lopende klacht, geschil of wettelijke verplichting.

7. Hoe beveiligen wij uw gegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder versleutelde verbindingen (TLS), versleutelde opslag, toegangsbeheer, logging en audit trails, tweefactorauthenticatie voor beheerders en zorgverleners, en het scheiden van productie- en testomgevingen. Medewerkers en verwerkers krijgen alleen toegang voor zover dat nodig is.

8. Uw rechten

U hebt het recht om:

• uw gegevens in te zien;
• onjuiste gegevens te laten corrigeren;
• uw gegevens te laten verwijderen of de verwerking te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang;
• uw gegevens in een overdraagbaar formaat te ontvangen;
• uw toestemming voor gezondheidsgegevens of andere verwerkingen in te trekken.

Stuur uw verzoek naar info@zorgroutenederland.nl. Wij reageren binnen één maand. Om misbruik te voorkomen kunnen wij om extra verificatie vragen.

Bent u niet tevreden over hoe wij met uw gegevens omgaan? Dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag, via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

9. Cookies en statistieken

Wij gebruiken functionele cookies die nodig zijn om de website en het portaal te laten werken. Voor statistieken gebruiken wij cookieloze, geaggregeerde metingen. Wij plaatsen geen advertentie-, marketing- of trackingcookies en gebruiken geen trackingpixels in e-mails. Meer informatie vindt u in ons cookiebeleid.

10. Medische informatie en spoed

ZorgRoute is geen zorgverlener en geeft geen medisch advies. De zorgverlener die u accepteert is verantwoordelijk voor de medische beoordeling en behandeling. Bij spoed of ernstige klachten neemt u contact op met uw huisarts of belt u 112.

11. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen als onze dienst of de wet verandert. De actuele versie staat altijd op deze pagina. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij u via de website of per e-mail.

12. Contact

Hebt u vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van uw gegevens? Neem contact op via:

Zorgroute Nederland B.V.
Veldhuizenlaan 36
3454 ED De Meern
E-mail: info@zorgroutenederland.nl
Telefoon: +31 85 060 1234